Sistem'e eklenen belge bildirimlerine yönelik belge başvurusu oluşturularak belgelerin Sistem üzerinden İdare'ye gönderilmesi gerekmektedir. Yeni bir belge başvurusu oluşturmak için ana menüden Belge \ Belge Başvuru İşlemleri işlemi seçilir. Belge Başvurusu Listele Ekranı görüntülenir.
Belge Başvurusu Listele Ekranı'nda daha önceden oluşturulan ve İdare'nin onayına sunulan belge başvuruları yer almaktadır. Yeni bir belge başvurusu eklemek için Belge Başvurusu Oluştur düğmesine tıklanır ve Belge Başvurusu Oluştur Penceresi görüntülenir.
Belge Başvurusu Oluştur Penceresi'nde, Taslak durumunda olan tüm bildirimler yer almaktadır. Başvurunun içine eklenmek istenen bildirimler seçilerek işleme devam edilebilir. Bütün bildirimlerin tek başvuruda gönderilmesi gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Belge Başvurusu Oluştur Penceresi'nde başvuruya eklenecek belgeler seçildikten sonra Tamam düğmesine tıklanır. Belge Başvurusu Özeti Penceresi görüntülenir.
Belge Başvurusu Özeti Penceresi'nde yer alan tablonun üst kısmında gruplanmak istenen sütun isimleri yer almaktadır. Belgelerin hangi sütun bilgisine göre gruplanması isteniyorsa ilgili sütun tablonun üst kısmındaki alana sürüklenir. Örneğin, Belge Başvurusu Özeti Penceresi'nde yer alan belgelerin belge türüne göre gruplanması istendiğinde, ilgili alana Belge Türü sütunu sürüklenir. Böylelikle belge türleri EC Sertifikaları, Uygunluk Beyanları vb. şeklinde grup grup görüntülenebilir.
Belge Başvurusu Özeti Penceresi'nde yer alan belgeler kontrol edildikten sonra Onayla düğmesine tıklanır. Onaylama işlemi firma kullanıcısı tarafından e-imza ile imzalanarak gerçekleştirilmektedir. Tıbbi cihaz belge başvurusu oluşturma işlemi onaylandığında, Sistem'de yer alan belge kayıt bildirimleri başvuruya eklenir ve incelenmek üzere İdare'ye iletilir. Bu adımdan sonra Sistem'deki başvuru ve başvuru içerisinde yer alan belgeler üzerinde güncelleme yapılamaz. Başvurunun durumu İncelemede olarak Belge Başvurusu Listele Ekranı'nda listelenir.
Belge başvurusu İdare tarafından kontrol edilip Sistem üzerinden onaylandığında, başvuru ile değerlendirilmek üzere gönderilen belgeler Belgelerimi Listele ekranında Kayıtlı durumda listelenir.
İdare tarafından reddedilen belgelerin durumu Reddedildi olarak görüntülenmektedir. Başvuru detayında reddedilme nedeni görüntülenebilir. Belge Listele ekranında yer alan belgenin belge numarasına tıklandığında Belge Bilgileri Penceresi görüntülenir.
Aktif durumdaki belgeler üzerinde güncelleme yapmak için Güncelleme Bildirimi oluşturulması gerekmektedir. Güncelleme bildirimi oluşturmak için Belge Bilgileri Penceresi'nde yer alan Güncelleme Bildirimi Oluştur düğmesine tıklanır. Güncelleme bildiriminde takip edilecek adımlar, belge ekleme adımlarında anlatılan işlem adımları ile aynıdır. Firma sisteme yüklediği tüm belgeleri isterse gruplara ayırabilir. Bunun için Belge Bilgileri Penceresinin altında yer alan Belge Grubu Ayarla düğmesine tıklanır ve Belge Grubu Ayarla penceresi görüntülenir. Belge Grubu Ayarla penceresinden varsa daha önce belirlenmiş belge gruplarından seçim yapılabilir ya da yeni bir belge grubu eklenebilir.
Kayıtlı durumundaki bir belge silinmek istendiğinde Belge Bilgileri Penceresi'nde yer alan Sil düğmesine tıklanır. Silinen belgeyle ilgili tıbbi cihaz var ise ilgili tıbbi cihazlar Sistem tarafından pasifleştirilir.