Ürün Takip Sistemi'ne yeni bir tıbbi cihazı kayıt etmek için, öncelikle cihaza ait belgelerin Sistem'e yüklenmesi ve yüklenen belgelerin İdare tarafından kontrol edilmesi gerekmektedir. Sistem'e belge yüklemek için öncelikle bir Belge Bildirimi oluşturulur. Belge bildirimi, Belge Başvurusu oluşturulmadan İdare tarafından kontrol edilemez. Firma ya da kurum belge ekleme ile ilgili işlemlerini tamamladıktan sonra belge başvurusu oluşturur ve Sistem'de kayıtlı belge bildirimlerini bu başvuruya ekleyerek değerlendirmesi için İdare'ye başvuruda bulunur. Tıbbi cihaz belge işlemleri, ana menüde yer alan Belge menüsü aracılığı ile gerçekleştirilir. Belge menüsünün altında yer alan Belgelerimi Listele bağlantısı ile daha önce kayıt edilmiş ve İdare tarafından kontrol edilmiş belgeler listelenir. Belge Bildirimi İşlemleri bağlantısı ile yeni bir belge bildirimi oluşturulabilir, taslak olarak oluşturulan belge bildirimleri güncellenebilir ya da silinebilir. Başvuru İşlemleri bağlantısıyla ise, belge bildirimlerini kontrol etmesi için İdare'ye başvuruda bulunabilir ve mevcut başvurular sorgulanabilir.